제1장 남과 다르게 일하는 일의 기법과 테크닉
1. 일하는 데 있어 우선 목표를 정하라.
매일 반복되는 일상업무 속에서 자칫 패기와 신입사원 시절의 긴장감을 잊어버리는 때가 반드시 찾아오게 마련이다. 그러나 매너리즘에 빠져 있을 수만은 없다. 남다른 비즈니스맨이 되기 위해서는 이러한 타성으로부터 하루빨리 빠져나올 필요가 있다. 그러기 위해서는 우선 목표를 설정하라.
목표를 정하는 데 있어선 다음의 원칙들을 염두에 두어라.
①반드시 달성 가능한 목표를 정한다. 사장이 되고 싶다는 막연한 목표가 있는 경우에는 이를 달성하기 위해서는 무엇을 해야 하는가를 구체적으로 생각한다. 예를 들어 경영학 관련서적을 한 달에 몇 권씩 읽기로 정한다든지, 자신이 관심을 가진 분야에서 성공한 사람의 성공 스토리를 탐독한다든지, 목표를 정한다.
②목표 설정은 수량, 경비, 기한, 항목 등 가능한 구체적으로 정한다.
2. 스케줄은 업무 전체를 파악한 후 효율적으로 짜라.
①빽빽하게 스케줄을 잡지 마라. 얼마나 공백시간을 잘 만드는가가 스케줄을 정하는 기본이다.
②타이트한 스케줄은 다음 업タ”沮?지장을 초래할 수 있다는 점을 명심하자.
③지금까지 업무 경험을 참고로 구체적인 일정을 짜라.
④업무와 관련된 사람과 다른 회사의 일정을 미리 파악한 후 전체의 흐름을 결정한다.
⑤변경사항은 그 즉시 기입하고 이에 따라 다른 업무에 지장이 없는지 확인한다.
⑥업무 전체 스케줄을 살펴본 후 무리한 것은 아닌지 살펴본다.
3. 간단한 방법으로 얼마든지 일의 효율을 높일 수 있다.
①장기간을 요하는 일은 중간 목표를 정함으로써 일의 효율을 높인다.
②메인이 되는 일을 하고있는 도중에는 다른 일에 손을 대지 않는다. 이러한 집중방법이 일의 효율을 높이는 비법이다.
③타이머 등을 이용하여 30분, 1시간 안에 처리해야 할 일 등을 집중적으로 처리한다.
④자신이 가장 집중할 수 있는 환경을 만들도록 하라.
⑤업무는 반드시 골인시간을 정해두고 처리하라. 시간 제한이 있으면 지나친 완벽주의도 버릴 수 있다. 다시 말해, 완벽주의자일수록 시간을 정하고 일에 착수하라.
4. 슬럼프에 빠졌을 때는 피하지 말고 정면돌파하라.
자신이 슬럼프에 빠져있다는 사실을 자각해야만 이로부터 신속히 빠져나올 수 있다. 그리고 나서 슬럼프에 빠진 원인은 무엇인가에 대해 생각한다. ‘업무상 잘못을 저질렀다’ ‘상사나 동료 등 인간관계가 원만하지 않다’ ‘일의 성과가 오르지 않는다’ ‘상사의 자신에 대한 평가에 불만이 있다’ ‘현재 하고 있는 일과 맞지 않는다’ ‘일이 재미없다’ ‘사생활에 문제가 있다’ ‘몸 상태가 좋지 않다’ ‘미래에 대해 불안하다’ 등 원인을 구체화시켜나가면 어찌 대처해야 할지 답이 서서히 보이기 시작한다.
5. 사원으로서 자기계발을 게을리 하지 마라.
자신이 다른 사원들보다 부족한 것은 무엇인가 생각하고 이를 개선하기 위해 노력하라. 어학실력 향상, 교양서적 읽기, 자격/승진시험 도전 등 목표를 정한 후 한 달에 한번, 석달에 한번 식으로 정기적으로 자기 계발을 위한 체크를 한다. 자신의 인격과 능력을 한 차원 높이기 위해서 의식적으로 자신을 훈련시키고 노력해나가는 것이 자기계발이다. 현재의 자신과 목표로 하는 자신의 모습을 생각해보고 그 목표를 향해 나아가라!
제2장 반드시 알아두어야 할 일의 기본
1. 어떠한 일이 있어도 시간엄수는 기본 중의 기본이다.
업무 시작 15분전부터 일에 들어가기 위한 준비 작업에 들어가라. 한번 잃어버린 신용을 다시 찾는다는 것은 쉬운 일이 아니다. 시간만은 반드시 엄수하라. 피치 못할 사정이 있다면 반드시 자신이 직접, 사전에 연락하는 것이 기본이다.
2. 책상 위는 항상 정리 정돈되어 있도록 한다.
①물품은 반드시 정해진 위치에 두는 습관을 기른다.
②책상 위는 현재 착수하고 있는 업무 관련자료만 놓아둔다.
③사용빈도가 높은 전화번호, 팩스, 주소 등은 일람표를 만들어 눈에 띄는 곳에 붙여둔다.
3. 알아두어야 할 성희롱 방지 기본 지식
①직장 내에서 여성의 누드와 수영복 차림의 사진이나 포스터를 붙이지 않는다.
②'무 다리'혹은 '○○다이어트 제품이 좋다고 하더라' 하는 식의 신체적인 특징을 이용하여 놀려서는 안 된다.
③남자사원끼리 여사원을 대상으로 각선미 베스트3, 짙은 화장 베스트3 등을 정하는 놀이를 하면 안된다.
④노래방에서 듀엣으로 노래부르기를 지나치게 요구하거나 술을 따르라고 권해서는 안된다.
⑤신체 사이즈를 묻는다거나 가슴과 허리, 힙에 야릇한 시선을 보내지 않는다.
⑥개인의 비밀과 성적인 면의 사생활을 묻거나 해서는 안된다.
⑦일을 빌미로 회사 밖에서 만나줄 것을 요구해서는 안된다.
⑧몸을 만지거나 해서는 안된다.
⑨여자니까 하는 마음으로 차 준비와 청소, 복사 등을 시켜서는 안된다.
4. 5W2H를 염두에 두고 업무 지시를 받아라.
상사의 부름이 있을 경우에는 '예'하고 대답하며 즉각 일어선다. 상사 책상의 앞이니 옆에 서서 이야기를 듣는다. 상사가 자신의 책상에 와서 지시를 내리는 경우에는 일어서서 듣는다. 내용의 확인과 질문은 이야기를 마지막까지 들은 후에 하도록 한다. 지시를 받는 경우에는 Why(목적/이유), What(대상), Where(장소/행선지), When(일시/기한), Who(실행자/협력자), How(순서/방법)을 염두에 두어라. '못하겠다', '무리다' 이 두 가지는 절대 입 밖에 내서는 안 된다. 아무리 무거운 짐이 되더라도 일단 받아들이는 것을 원칙으로 한다. 받아들인 후에 협력자 요청이나 기한연장 등을 요구한다. 그렇다고 지나치게 쉽게 받아들이거나, 자신만만한 태도를 보여서도 안된다.
5. 첫 대면에서 좋은 인상을 남기는 대화법을 터득하자.
자세를 바로 하고 상대방의 눈을 보면서 이야기한다. 첫인사와 마지막 인사는 큰 목소리로 또박또박 하자. 이것만으로 당신은 이미 많은 점수를 따고들어가는 셈이다.
6. 일의 기본은 '보고', '연락', 그리고 '상담'이다.
회사는 어디까지나 조직 사회이므로 많은 성과를 올리기 위해서는 팀워크가 중요하다. 따라서 보고, 연락, 상담은 기본이다. '하찮은 일이므로 혼자서 알고 있는 것으로 충분하다', '추후에 연락하면 될 것이다'는 자기 멋대로의 판단 잣대를 버리자.
보고하는 데 있어서 포인트는 다음과 같다.
① 업무가 완료되면 즉시 보고한다.
② 결론→이유→경과의 순으로 말한다.
③ 문장, 도표, 숫자를 사용하여 알기 쉽게 보고한다.
④ 사실과 자신의 의견, 감상을 명확히 구분하자.
⑤ 정확하고 간결해야 한다.
또한 중간 보고를 자주 행하는 것이 좋은 결과로 이어진다.
7. 자기 진단법을 몸에 익혀 부주의로 인한 실수를 없애자.
작은 잘못이라고 그냥 넘어가는 것이 아니라, 잘못의 원인을 분석하여 같은 실수를 반복하지 않도록 한다. 잘못의 원인을 규명해 나아가는 과정에서 자신이 저지르기 쉬운 잘못의 경향을 알 수가 있다. 아무리 주의를 기울인다 해도 인간이라면 누구나 한번쯤 실수를 저지르게 마련이다. 이런 때는 어떻게 대처해야 하는가? 우선 무조건 잘못을 인정하고 사과한다. 절대 변명을 늘어놓아서는 안된다. 그리고 나서 잘못의 원인을 분석하자. 어떻게 하면 손실을 최소한으로 줄일 수 있는가에 대해 생각하고 이에 대처한다. 두 번 다시 같은 실수를 저지르지 않는다.
8. 열심히 메모하는 습관을 기르자.
거래처에서 아무 생각없이 나누는 잡담가운데에 생각치도 못했던 정보와 아이디어가 숨어 있을 수 있다. 예를 들어, 인사에 관한 정보라든지 업계 동향에 관한 정보와 같은 것들이다. 이러한 것들은 반드시 메모를 해서 확실한 자기 데이터로 보관하는 습관을 기른다.
메모하는 방법은 다음과 같다.
① 내용을 이해한 후, 포인트와 키워드를 간결하게 메모한다.
② 자신만이 알 수 있는 기호와 그림을 이용하여 신속히 쓸 수 있어야 한다.
③ 숫자와 고유 명사는 확인하면서 정확히 기입한다. 숫자에 관한 데이터의 출처도 함께 기입해 놓으면 후에 도움이 되는 경우가 많다.
④ 메모해 놓은 그 날 안에 다시 한번 읽어보고 보충할 것과 정정 사항, 감상 등을 기입해둔다.
ⓟ 메모한 날짜와 장소, 제목을 적어둔다.
9. 명함을 잘 활용하자.
명함을 교환한 후에 명함 여백을 이용하여 협의를 행한 장소, 일시, 상대방의 특징 등 기억해 두어야 할 만한 사항들을 메모한다. 그러나 우선 상대방의 명함을 확인하고 가볍게 인사를 건넨 뒤 명함 케이스에 넣는 것이 예의이다. 명함에 기입하는 것은 상대방과 헤어진 후에 행하는 것이 좋다. `
10. 잡무를 소홀히 행하지 마라.
항상 흔쾌히 받아들이고, 완벽을 기해 최선을 다하라. 자료 정리, 복사, 심부름 등 회사 내 잡무를 부탁 받았을 때 왜 내가 이런 일을 해야 하나 하는 불만을 품게 마련이다. 그러나 하찮게 보이는 업무라 할지라도 회사 운영에 있어서는 필수불가결한 업무라는 점을 명심하고 최선을 다하는 모습을 보여라. 누구나 할 수 있는 업무를, 다른 누구보다도 완벽하게 해낼 수 있는 자신이 되어라. 이로써 당신의 업무 자세에 관한 평가가 달라질 수 있으며, 신뢰와 기대로 이어져 남들과 차이를 벌릴 수가 있게 되는 것이다.
제3장 사내와 회사 밖에서의 인맥 만들기! 이것이 포인트다
1. 사내의 원만한 인간관계는 일을 성공으로 이끄는 열쇠이다.
최소한 하루의 삼분의 일을 차지하는 회사 내에서의 시간을 쾌적한 시공간으로 만들기 위해서는 인간관계가 무엇보다 중요하다.
사내 인맥을 넓히는 포인트는 다음과 같다.
① 남을 헐뜯거나 욕하지 않는다.
② 선배와 동료의 이름과 성격을 하루 빨리 파악하도록 한다.
③ 좋고 싫은 감정만으로 태도를 바꾸지 않는다.
2. 풍부한 인맥은 재산이다.
풍부한 인맥을 형성하기 위해서는 항상 적극적으로 참가하려는 자세가 필요하다. 동창회, 학창 시절의 서클 모임, 사내와 외부의 스터디 활동 등에 참가함으로써 인맥을 넓혀나가자. 그러나 어디까지나 자신의 본업을 잊어서는 안된다는 점을 명심.
3. 상사로부터 배울 점은 무수히 많다
상사에게 일을 부탁받으면 완벽하고 신속히 처리하는 것이 신뢰도 향상으로 이어진다. 상사가 잘하지 못하는 부분을, 예를 들어, 컴퓨터와 계산 등을 눈에 띄지않게 자연스럽게 도와준다. 이렇게 되면 당신은 어느 새인가 없어서는 안될 존재로 떠오르게 된다.
그러나 항상 ‘예스’만을 연발하는 것이 아니라, 때로는 이의를 제기하는 용기도 가져보자. 이것이 가능할 정도의 인간관계가 형성된다면 더할 나위 없을 것이다.
눈치가 빠르다고 하는 것은 아첨하는 것과 엄연히 다르다. 상사가 전화도중 필요한 서류를 옆으로 살짝 내민다든지 메모가 필요하다고 생각되면 필기도구와 메모 용지를 건넨다든지 하는, 이러한 작은 배려가 당신을 센스있고 눈치빠른 사원으로 승격시켜 줄 것이다.
4. 도저히 맞지 않는 상사도 이런 저런 방법을 동원하여 극복하도록 하자.
업무를 성공적으로 이끄는 데 있어 상사와 부하의 원만한 인간관계는 아무리 강조해도 지나치지 않다. 그러나 상사는 부하를 어느 정도 고르는 것이 가능하다 하더라도, 부하는 상사를 고를 수가 없는 것이 현실이다. 도저히 자신과 맞지 않는 상사를 만나게 되면 어떻게 대처해야 하는가? 회사는 상하조직인 만큼 상사를 보필할 수밖에 도리가 없다. 큰 회사라면 얼마간 참아내면 인사이동으로 맞지 않는 상사와 일을 같이 하지 않아도 되는 날이 오지만, 작은 회사인 경우에는 이도 한낮 희망사항에 불과하다. 그렇다면 상사가 마음에 들지 않는다는 이유로 그 때마다 회사를 그만둔다고 한다면? 당신이 일할 만한 곳은 어디에도 없다. 그렇기 때문에 발상 전환이 필요하다. 마음이 맞는 상사, 동료와 함께 일하는 경우가 오히려 드물다는 사실을 잊지 말자. 이를 깨닫고 훈련과 인내심으로 견뎌낸다면 이또한 새로운 자기수양으로 이어진다는 점을 명심하자.
5. 부하를 자기편으로 만드는 법
우선 부하를 철저히 신뢰한다. 상사가 신뢰하는 만큼 부하는 상사를 위해 움직인다는 점을 잊어서는 안된다. 가능한 한 일일이 지시하지 말고 부하의 뜻에 맡겨둔다. 부하가 하는 방식이 마음에 들지 않더라도 용서할 수 있는 범위 내라면 눈감아 주도록 한다.
다음으로 중요한 것이 업무를 완수하면 크든 작든 칭찬을 하는 것이다. 잘 해내는 것이 당연하다는 생각을 버리고 부하가 의욕을 잃지 않도록 용기를 북돋워주는 일도 상사의 몫이다. 또한 부하가 무언가를 묻거나 상담을 요청해 오는 경우는 열심히 들어주어라. 진지하게 자신을 대해주는 상사의 모습에 부하는 당신을 더욱 신뢰하고 따르게 될 것이다.
어쩔 수 없이 잔업을 해야 할 상황이 아니면 앞장서서 퇴근하도록 한다. 윗사람이 일을 하고 있는 상황에서는 먼저 퇴근하기가 왠지 꺼려지는 것이 사실이다. 앞장서서 퇴근하는 상사가 되도록 하자.
6. 사전 공작을 잘 하도록 하자.
회사는 하나의 조직인 이상 혼자서 처음부터 끝까지 업무를 수행해내는 것은 불가능한 일이다. 젊은 사람 가운데에는 사전공작이라고 하면 나쁜 이미지를 떠올리는 사람이 많을지도 모르나, 업무를 순조롭게 진행시키고 성과를 올리기 위해서는 협력자와 적절한 어드바이스를 해줄 인재가 필요하다. 협력자 없이 반대 의견을 무시하고 완고히 자신만의 방식대로 밀고 나가는 것도 하나의 방법이지만, 실패하게 되면 자기 한사람만의 책임으로 끝나지 않는다. 회의에서 무언가를 제안하고자 할 때, 새로운 프로젝트를 기획할 때 미리 회의 참석자와 협력 대상자의 승인을 얻는다거나 협력을 요청해두는 것이 사전공작이다.
사전공작을 잘하는 비결은 다음과 같다.
① 업무 기획과 계획에 있어서 내용을 충분히 분석하고 검토한다.
② 조직과 업무 내용에서부터 누구에게 사전공작을 펼칠 것인가 정한다.
③ 일의 어느 단계에서 행하면 효과적인가를 생각한다.
④ 설득방법을 연구한다. 손익과 이익을 구체적으로 지시하는 것도 좋은 방법이다.
7. 숨겨진 주역으로 회식과 접대, 각종 행사의 총무 역할을 떠맡는다.
사내행사는 인간관계를 넓힐 수 있는 절호의 기회! 사원 여행이나 야유회, 망년회 등 이러한 사내행사를 요즘의 젊은 사원들은 귀찮아하는 경향이 있다. 그러나 이러한 사내행사야말로 평소 인사만 하고 지나치는 다른 부서의 사람들과 사귈 수 있는 모처럼의 기회다. 이러한 때에 나서서 총무역을 맡아보자. 평소와는 다른 색다른 회식이나 개성 넘치는 파티로 ‘센스 있는 사람’이라는 평이 절로 날 것이다. 많은 사람들을 즐겁게 하기위해서는 어떻게 해야 할까 하는 세심한 배려와 진행 방법 등을 생각해가면서 자신도 많은 점을 배울 수 있다.
8. 인맥 만들기의 7가지 금기조항
① 절대로 다른 사람을 욕하지 말라. 또한 사내 스캔들에 관해서는 말하지도 말고 듣지도 마라.
② 누구에게나 다 잘 보이기 위해 애쓰지 마라.
③ 거액의 돈을 꾸거나 빌려주지 마라.
④ 타산적으로 사람을 사귀지 마라.
⑤ 다른 사람을 시기하지 마라.
⑥ 타인의 사생활에 끼여들려 하지 마라.
⑦ 이야기거리를 고를 때 주의하라.
존경하는 상사를 본받아 자신을 수양하고, 부하로서 신뢰를 받게 되면 자연스럽게 인맥이 넓어진다.
'입은 재앙의 근원'이라고 흔히들 말한다. 인간관계에 있어서 이야기거리는 종종 중요한 비중을 차지한다. 타인이 싫어할 만한 화제, 자신을 은근히 자랑하려는 이야기는 피하라.
세상 돌아가는 이야기는 경험이 모든 것을 말해준다. 급작스레 공부한 것이나 정보를 남들 앞에서 펼쳐 보이는 것이 아니라, 평소 생활 속에서 보고 느끼거나 공유할 수 있는 것들을 말하는 것이 좋다. 예를 들어, 취미나 여행, 최근의 관심거리, 가정이나 친구의 관한 일 등 공통 화제거리를 찾을 수 있다면 더할 나위 없을 것이다.
금기시해야 할 화제거리는 음란패설, 고학력 자랑, 자신의 가족 자랑, 다른 이에 관한 소문, 정치, 종교와 같은 것.
9. 남들 앞에서 긴장해도 좋다! 말재주가 없어도 걱정 없다!
말재주가 없다는 것이 결코 나쁜 요인으로 작용하는 것만은 아니다. 먼저 '저는 워낙에 말재주가 없어서...'라고 솔직하게 상대방에게 털어놓는다. 그리고 상대방의 이야기에 철저히 귀기울인다. 적당히 맞장구를 치면서 열심히 이야기를 듣는다. 상대방이 질문을 하면 성의를 가지고 대답한다. 이렇게 되면 상대방은 기분이 좋아져 자신도 모르는 사이, 많은 이야기를 하게 된다. 대화술이 뛰어나다는 것은 상대방이 많이 이야기할 수 있도록 이끌고, 상대를 어느샌가 자신의 페이스로 끌어들여 목적을 달성하는 것을 말한다. 유창하게 말을 잘 하는 것만이 능사가 아니다. 상대방에게 신뢰를 받는 사람이 되는 것은 결국 말 잘하는 사람보다 잘 들어주는 사람이 되는 것이라 해도 과언이 아니다.
10. 좋은 인맥이 나아가 더 좋은 인맥을 만들어 준다.
어쩌다 모임에서 만나 이야기를 나누고 명함을 교환한 것만으로 꽤나 친한 사이인 것마냥 행동하는 것은 당신의 지나친 착각이다. 그러한 것은 인맥이 아니다. 필요할 때 도움이 되어줌으로써 비로소 인맥이라 부를 수 있다. '이 사람이다'고 생각되는 사람을 만나면 감사의 카드나 메일 등을 보내, 앞으로도 그 인연이 끊이지 않도록 노력을 아끼지 말아야 한다. 특히 강연회나 연구회가 끝난 후, 자신의 감상과 만나서 기뻤다는 내용을 엽서나 편지에 적어 보내면 좋을 것이다. 상대방에게 자신을 기억하게 하는 좋은 기회이므로 절대 귀찮아하지 말라. 그리고 가끔 전화를 걸어 '이 근처까지 오게 되어서...'라고 말하며 회사에 얼굴을 내미는 것도 좋은 방법이다. 일상의 바쁨으로 인해 모처럼 쌓아올린 인맥을 소홀히 다루는 일은 없어야 할 것이다.
그리고 또 잊어서는 안될 것이 기브 앤 테이크 원칙이다. 자신의 이득만을 생각하며 상대방으로부터 얻어낼 것만을 염두에 둔다면 영속적으로 이어지는 좋은 인맥을 만들 수가 없다. 다른 이로부터 어떠한 것을 요구받으면 아무리 작은 것이라도 좋으니 그 상대방에게 정보를 제공하도록 노력하자. 직접 자신의 이익과 연관되지는 않더라도 최선을 다해 알아봐주도록 하자. '저 사람에게 부탁하면 뭔가 얻을 수 있다'라는 평가를 얻게 된다면 여러분은 이미 신뢰받는 사람이 되는 것이다. 이러한 평가야말로 의외로 인맥을 넓히는 비결이 된다.
마지막으로 자신 스스로를 향상시키기 위해 노력하라. 한 개인으로서, 비즈니스맨으로서 유능하고 매력이 넘치면 주위에 저절로 사람이 모여들기 마련이다. 서로를 향상시켜줄 수 있는 만남을 지속해나간다면 시야와 견문도 넓어져 인맥은 더욱 확대될 것이다.
제4장 사내의 상식과 매너, 이것만 알아두면 문제없다
1. 직장내의 매너를 알아두자.
공과 사의 구분은 명확히 한다.
① 회사내의 전화는 당신의 사생활을 위해 존재하는 것이 아니다. 전화해야 할 일이 있다면 점심시간에 공중전화나 핸드폰을 이용하자.
② 회사의 비품을 마음대로 가져가지 않는다. 특히 회사 컴퓨터로 게임을 하거나 하지 않는다.
③ 자리를 뜰 때는 행선지와 귀사 시간을 명확히 밝힌다.
④ 부하에게 이사하는 데 도와줄 것을 요청하거나, 아이의 공부를 좀 봐 줄 것을 요구하지 않는다.
⑤ 술자리에서 취한 것을 핑계 삼아 상사의 집에 함부로 찾아가거나 해서는 안된다.
접객 매너를 공부하자.
자신이 회사의 대표가 되었다는 마음가짐으로 임하라.
① 찾아올 손님과 약속이 되어 있다면 안내 데스크에 미리 알려둔다.
② 손님을 기다리게 해서는 안된다.
③ 하찮은 일이라 여겨질 수도 있으나 내놓을 음료수에도 신경을 써, 여름에는 차갑게 해 놓은 음료를 내놓고 겨울에는 따뜻한 차를 내놓자.
④ 정성을 다해 배웅하자. 엘리베이터 앞에까지 배웅하는 것이 원칙이며, 거래처의 중역과 주주의 경우에는 현관 앞까지 배웅한다. 차가 떠날 때 가볍게 목 인사를 하며 차가 보이지 않을 때까지 배웅한다.
면담이 오래 갈 경우에는 이렇게 대처하라.
① 별 내용 없이 면담이 오래갈 경우에는 상대방의 기분이 상하지 않도록 ‘죄송합니다만, 5시에 ○○회사를 방문하게 되어 있어서…’식으로 적당한 구실을 찾아내는 것도 하나의 방법이다.
② 항상 면담이 길어지는 상대라면 사전에 동료에게 부탁하여 빠져나올 기회를 미리 만들어둔다.
2. 자리 배정에도 룰이 있다.
연회나 어떠한 모임에서 자리를 배정하는 것은 쉬운 일이 아니다. 항상 염두에 두어야 할 점은 입구에서 멀수록 상석이다. 기차와 비행기의 경우에는 진행 방향 창가쪽이 상석이다. 그러나 사람에 따라서는 마음대로 이동할 수 없는 창가를 선호하지 않는 사람도 있으니 솔직히 '이 자리, 괜찮으시겠습니까? '하고 물어보는 것도 좋을 것이다.
3. 타사를 방문 할 때는 이렇게 하라.
① 약속은 방문하는 회사의 형편을 우선하라. 타사를 방문하는 경우에는 3일 전에서부터 일주일 전 사이에 미리 전화로 상대방의 시간과 사정을 확인하고 방문 날짜와 시간을 정한다. 또한 방문 목적과 동행자 수를 알려주는 것도 기본 매너다.
② 용건은 간결하게 끝낸다. 본론에 들어가기 전에 우선 시간은 괜찮은지, 얼마동안 시간을 할애할 수 있는지 확인하다. 진행 도중 이야기가 길어져 약속시간을 넘길 것 같은 경우에는 계속해도 괜찮은지에 관해 묻고, 상대방이 시계를 보거나 바쁜 기색이 보이면 이야기가 다 끝나지 않은 경우라도 다음 약속을 정하고 끝내는 것이 좋다.
4. 깔끔한 명함 교환 방법
명함을 교환하는 것도 자기 소개와 마찬가지로 다음과 같은 원칙이 있다.
① 손아래 사람이 먼저 건넨다.
② 지위나 직책이 낮은 사람이 먼저 건넨다.
③ 방문한 사람이 먼저 건넨다.
④ 거래를 위한 만남이라면 판매하는 쪽이 먼저 건넨다.
⑤ 중개인이 있다면 중개인과 좀더 친밀한 관계인 쪽이 먼저 건넨다.
그러나 판단하기 어려운 상황인 경우에는 망설일 것 없이 먼저 건네는 것이 결례가 되지 않을 확률이 높다. 명함을 잊고 안 가지고 가는 경우가 있어서는 안되지만 만약 그러한 경우에는 상대방이 명함을 내밀기 전에 '대단히 죄송합니다만, 마침 오늘 명함이 다 떨어져서...'라고 양해를 구한다. 상대방이 명함을 건네기 전에 사죄의 뜻을 구하는 것이 포인트다. 그리고 회사에 돌아간 후 즉시 명함을 우송하거나 다음 번에 만났을 때 건네도록 한다.
5. 퇴직할 때의 매너
도중에 회사를 그만두는 경우에는 적어도 한달 전에 알리는 것이 상식이다. 상사가 퇴직 사유를 물어오는 경우, 절대로 회사와 상사에 대한 불만을 이유로 내세워서는 안 된다. 실제로 퇴직 이유가 그렇다 하더라도 솔직히 말해, 득 되는 것은 하나도 없기 때문이다. 이럴 경우에는 '좀더 어학실력을 발휘할 수 있는 직장에서 일하고 싶어서'라든지 '독립하고 싶어서'와 같은 이유를 댄다. 또한 상사가 말리는 경우라도 일단 퇴직의사를 밝혔으면 받아들이지 않는 것이 원칙이다. 또한 퇴직서를 제출할 때까지는 친한 동료에게도 말하지 않는 것이 좋다. 퇴직서가 정식으로 수리될 때까지 평소보다 더욱 열심히 일하는 모습을 보여준다.
제5장 반드시 알아두어야 할 문서 작성과 전화 테크닉
1. 문서 작성의 기본을 익히자.
현재 회사의 대부분의 문서는 워드 프로세서로 작성되고 있지만 위로의 편지나 감사, 사죄의 뜻을 담은 편지는 어디까지나 손으로 직접 쓰는 것이 좋다.
2. 사내 문서 작성 요령
사내 문서는 간단 명료하게, 6하 원칙에 입각하여 작성한다. 보내는 사람과 받는 사람 모두 회사 사람에 한정되므로 첫인사를 쓸 필요는 없다. 당연히 맺는 말도 생략한다.
3. 반드시 통과되는 기획서 작성법
우선 독특한 타이틀에 승부를 건다. 사람들의 눈길을 끌 만한 타이틀로 한번에 사로잡도록 한다.
기획서 작성의 포인트는 다음과 같다.
① 기획의 목적을 간단명료하게 설명한다.
② 예산, 수지 관계의 숫자를 제시한다. 비용 계산은 중요한 항목이다. 특히 시장 데이터와 과거의 실적 등을 표시하고, 어느 정도의 수익이 예상되는지는 상사와 클라이언트가 가장 알고 싶어하는 항목이다.
③ 스케줄을 명기한다. 필요한 일수와 실시 예정일을 기입한다.
④ 보기 편한 기획서가 되도록 한다. 그림이나 그래프, 사진, 일러스트 등을 삽입하여 시각을 끈다.
⑤ 기획서의 개성을 어필한다. 자신 나름대로의 감상과 아이디어, 장점 등을 자신을 가지고 논리적으로 기입한다. ‘∼일지도 모른다’‘∼와 같이 생각된다’와 같은 약한 표현은 쓰지 않는다.
4. 문서 정정 방법
장부의 숫자를 정정하는 데는 기본 룰이 있다. 옆으로 두 개의 선을 그어 지우고 그 바로 위의 여백에 다시 숫자를 기입한다. 정정선의 오른쪽 끝에 정정한 자의 도장을 찍는다. 숫자 전체를 까맣게 칠하거나 ×표로 지우거나 해서는 안 된다. 또한 수정액으로 지워서도 안 된다. 정정선과 숫자는 같은 색의 필기구를 사용한다. 숫자를 검은 색의 필기구로 기입하였는데, 정정선을 빨간 색으로 그어서는 안된다.
5. 전화를 거는 방법
신속, 정중, 정확, 간결을 염두에 두고 전화를 걸자.
① 상대방의 전화번호, 회사명, 소속, 이름, 직책을 사전에 메모해둔다.
② 용건을 메모해두고 필요한 서류와 자료를 꺼내 가까이 둔다.
③ 언제라도 메모할 수 있도록 필기구를 준비해둔다.
④ 상대방이 전화를 받으면 자신의 회사명과 이름을 밝히고 간단히 인사를 건넨다.
⑤ 상대방이 현재 전화를 받을 수 있는 상황인지 확인하고 본론으로 들어간다.
⑥ 부재중인 경우에는 다시 전화를 걸든지 혹은 메시지 전달을 부탁한다.
⑦ 용건을 간결하고 정확히 전한다.
⑧ 마지막 인사를 정중하고 예의 바르게 건네고 전화를 끊는다.
⑨ 전화를 건 쪽이 먼저 전화기를 놓는 것이 원칙이나 상대가 고객이거나 손위 사람인 경우에는 ‘그럼, 실례하겠습니다’라는 말로 끝을 맺고 3초 기다린 후 조용히 수화기를 놓는다.
제6장 회의를 통해 자신을 한층 돋보이게!
1. 회의 준비에 만전을 기하자.
자료는 가능한 간결하게 준비하고 사전에 배포하도록 한다. 부수는 넉넉하게 준비하여 도중에 다시 복사하는 일이 발생하지 않도록 하자.
2. 회의 시간은 이렇게 설정하면 효율적이다.
신중한 토의가 필요한 중요한 회의는 머리회전이 잘 되는 오전 중에 하도록 한다. 회의시간은 길어도 두 시간이 넘지 않도록 한다. 시간이 한정되어 있으면 긴장감이 생겨나 모두 진지하게 회의에 임하게 되므로, 처음부터 한 시간이면 한 시간 시간을 정해놓고 회의에 들어가는 것이 효율적이다.
3. 성공적인 회의를 위해 고려해야 할 장소와 자리 배정 방법
회의 장소는 약간 작은 듯한 방이 좋다. 넓은 방에서 커다랗고 푹신한 의자에 앉아 있으면 긴장감이 사라지게 마련이다. 작은 듯한 방에 인원수 만큼의 의자를 준비한다. 시계를 참석자 전원이 볼 수 있게 놓아두면 시간경과를 체크하면서 회의를 진행할 수 있기 때문에 집중력이 자연히 높아진다. 장소를 선정해 의자를 세팅하여 진행시키는 것만이 회의가 아니다. 최종 결정과 의견 조정 등 적은 인원수로 진행할 수 있는 회의라면 시간도 절약되고 효과적 목적을 달성할 수가 있다. 인간의 심리는 참으로 묘한 면이 많아, 앉는 장소에 따라서 회의에 임하는 자세도 크게 달라진다. 의장 자리에 앉게되면 참석자의 의견을 종합하여 회의를 이끌어갈 만한 발언을 하고, 구석진 자리에 앉게 되면 객관적으로 남의 일처럼 느끼거나 심한 경우에는 졸기까지 하게 된다. 그렇다면 중요한 인물들을 미리 파악하여 책임있는 자리에 앉히는 것도 회의를 성공적으로 이끄는 방법이 된다. 의견대립이 예상되는 참석자끼리는 마주 보고 앉게 하지 앉는다. 발언을 많이 하는 사람과 그렇지 않은 사람은 자리를 떨어뜨려 놓는다. 토의가 한 곳에서만 집중되게 되면 다른 편에 앉아 있는 참석자들이 흥미를 잃을 수도 있다. 또한 상사는 세세한 순서와 경위까지 아는 경우가 많지 않기 때문에 바로 옆에 실무에 관해 잘 알고 있는 부하를 앉히는 것이 좋다. 즉, 같은 부서의 상사와 부하는 옆자리에 나란히 앉히는 것이 회의를 진행하는 데 있어 효과적이다.
4. 사회자 역할을 잘 해낼 수 있는 비결
회의는 진행시키는 사람에 따라서 상당 부분 달라진다. 정해진 시간 안에 토의를 진행하고, 결론을 유도해내기 위해서는 무엇보다도 많은 경험이 요구된다. 그 포인트는 다음과 같다.
①오늘 토의에서 꼭 정해야만 하는 사항은 무엇인가, 반드시 확인하고 넘어가야 할 것은 무엇인가를 염두에 두고 회의에 임한다.
②지나치게 말을 많이 하지 않도록 주의하고, 어디까지나 잘 들어주는 사회자가 되도록 한다. 발언에 익숙하지 않은 사람에게도 기회를 주어 의견을 듣도록 한다.
③의안에서 벗어나려 할 경우에는 기회를 잘 포착하여 본론으로 되돌린다. 그 자리에서 문제점을 정리하고 요약하면서 회의를 진행시킨다. ‘이쯤에서 잠시 정리하고 넘어가겠습니다’고 말해주는 것도 좋다.
④어디까지나 중립적인 입장을 유지하면서 의견이 대립할 것 같은 상황에서 조정을 꾀한다. 시간이 허락하는 한, 심도있게 토의를 이끌어간다. 구체적인 데이터와 사례를 들어 설명하게끔 유도해 나간다.
⑤딱딱하지 않은 분위기 속에서 다양한 의견이 나올 수 있도록, 분위기를 이끌어갈 수 있어야 한다. 회의 참석자들로부터 아무런 의견이 나오지 않아 침묵이 흐를 때, ‘아무 의견이라도 좋으니 말씀해 주십시오’라고 말하는 경우를 자주 접하겠지만, 이것은 오히려 더욱 무거운 분위기를 만들뿐이다. ‘이 점에 대해 어떻게 생각하십니까?’와 같은 식으로 논점을 축약하여 의견을 묻는 것이 효과적이다.
5. 회의 때 자신을 어필할 수 있는 비결
① 회의에 참석하는 이상 반드시 발언을 하는 것이 철칙이다. 먼저 결론을 말하고 그 근거와 효과 등을 차례대로 설명하는 것이 포인트다. 회의 참석자들이 대부분 알고있는 사항을 장황하게 설명하지 않도록 주의한다.
② 자료와 그래프, 그림 등을 이용하여 알기 쉽게 설명하도록 한다.
③ 참석자 중에서도 특히 자신의 의견을 납득해주기를 원하는 사람에게 눈으로 '어떻게 생각하십니까?'와 같은 식으로, 그 의향을 묻는다는 생각으로 발언을 하면 침착하게 이야기할 수 있다.
제7장 공부하는 법을 터득하여 한 단계 높은 자신을 지향하라
1. 사람을 끌어들이는 스피치 법을 마스터하자.
① 사전 준비를 철저히 하자.
② 내용으로 승부한다. 특히 말주변이 없는 사람은 괜한 농담으로 웃음을 자아내려 하지 말고, 이해하기 쉬운 내용으로 사람들의 관심을 끈다.
③ 당당해지자. 자신감이 없더라도 밖으로 내보여서는 절대로 안된다는 점을 명심하자. 크고 밝은 목소리로 청중들의 반응을 살피면서 진행시킨다.
2. 출근 전의 시간을 활용하자.
아침에 30분 일찍 일어남으로써 얻을 수 있는 것은 무한대로 많다. 라디오 체조와 워킹 등으로 쾌적한 하루를 시작할 수 있으며, 영어회화, 자격취득 시험공부로 한차원 높은 자신으로 나아갈 수도 있다. 또한 여유있게 아침식사를 하면서 오늘 하루를 준비하는 것도 상쾌한 하루를 맞이할 수 있는 방법이다.
3. 출근 시간과 이동하는 시간을 적극 활용하자.
이동하는 시간은 스케줄 확인에서부터 새로운 아이디어 창출, 독서, 메모장 정리 등 매우 유용하게 쓸 수 있는 시간이라는 점을 명심하자.
4. 넘치는 아이디어는 이렇게 해서 얻어지는 법이다.
① 어쨌거나 우선 메모부터 하고 본다. 나중에 천천히 정리한다는 생각은 버리고, 생각나면 메모장부터 찾는다.
② 좋다, 나쁘다, 이익이 된다, 안 된다는 나중에 생각할 일이다. 여러 가지 조건은 제2단계에서 검토하면 된다.
③ 테마를 축약한다. 한번에 이것저것 욕심을 내지 않는다.
④ 좋은 아이디어가 떠오르지 않으면 일단 멀리 떨어져 생각하지 않도록 해본다. 기분 전환이 필요한 때이다. 계속해서 기획서를 들여다본다 해도 떠오르지 않기는 마찬가지. 아예 생각 자체를 접어두는 것도 하나의 방법이다.
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